Welche KI-Tools darf das Team nutzen? Zehn kostenlose Hilfen für die Freigabeliste
Für die Schulungspflicht aus Art. 4 der KI-Verordnung gibt es kein Bußgeld. Sie steht weder im Sanktionskatalog der Verordnung noch im deutschen KI-Marktüberwachungsgesetz vom 22. Juli 2026. Trotzdem landet die Frage, welche KI-Tools das Team nutzen darf, gerade in vielen Geschäftsführungen auf dem Tisch. Auftraggeber fragen inzwischen danach, Verträge zur Auftragsverarbeitung fehlen, und mit jedem privaten Konto wandern Firmeninterna zu einem Anbieter, mit dem niemand einen Vertrag hat.
Am Ende sollte eine Freigabeliste stehen: welcher Dienst in welchem Tarif erlaubt ist, welche Daten hineindürfen und wer vorher geschult wird. Zehn kostenlose Werkzeuge nehmen dabei Vorarbeit ab. Wir haben sie im Oktober 2026 durchgespielt, alle Zahlen unten haben diesen Stand.
Kurz gesagt
Bevor ein KI-Dienst freigegeben wird, sind vier Dinge zu klären: der Tarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die Dienste, die schon ungefragt laufen, die Risikoklasse nach der KI-Verordnung und die Unterauftragnehmer des Anbieters. Für drei davon gibt es Gratis-Werkzeuge ohne Anmeldung. Was heute schon ungefragt läuft, lässt sich damit eingrenzen, aber nicht auflisten. Die Schulung nach Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und lässt sich mit einem Nachweis je Person belegen.
Wenn KI in gekaufter Software steckt
1. Die Risikoklasse bestimmen, bevor das Callcenter-Modul kommt
Der Anbieter der Telefonanlage bietet ein Zusatzmodul an. Es wertet aus, wie gestresst oder freundlich die Agenten am Telefon klingen, und zeichnet eine Stimmungskurve je Schicht.
Die Einstufung in die Risikoklassen des AI Act bei frag.hugo stellt die Frage nach verbotenen Praktiken an den Anfang, weil nur dort sofort Handlungsbedarf entsteht. Als praxisnächsten Fall nennt die Seite genau dieses Beispiel, Emotionserkennung am Arbeitsplatz in Callcenter-Analysen. Sie ist nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f verboten, Ausnahmen gibt es nur für medizinische und Sicherheitszwecke. Wer solche Funktionen einkauft, soll sie laut Seite ausdrücklich abbestellen und sich das bestätigen lassen. Bei verbotenen Praktiken drohen bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Umsatzes. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt der niedrigere der beiden Werte.
Auf die Liste gehört deshalb auch eine Zeile für KI-Funktionen in vorhandener Software, die ausgeschaltet bleiben. Die Einstufung hängt, so die Seite, „am Zweck, nicht am Unternehmen“.
Der Fragebogen ordnet ein, was Sie beschreiben. Ob in einem „Qualitätsmodul“ tatsächlich eine Stimmungsanalyse steckt, verrät Ihnen nur die Produktbeschreibung des Herstellers.
2. Die Folgenabschätzung mit der Software der CNIL führen
Die Personalsoftware soll künftig Schichtpläne vorschlagen und dabei Urlaubs- und Krankheitstage einbeziehen. Die Personalleitung fragt selbst, ob dafür eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO fällig ist, und die Geschäftsführung will das Ergebnis sehen.
Die CNIL, Frankreichs Datenschutzaufsicht, gibt ihr PIA-Programm für die Folgenabschätzung dafür kostenlos ab. Die portable Fassung läuft laut CNIL ohne Installation unter Windows, macOS und Linux, ein Konto braucht man nicht. Ob überhaupt eine Folgenabschätzung nötig ist, beantwortet das Programm nicht. Das klären Sie vorher, am besten mit dem Datenschutzbeauftragten.
Vor der ersten Freigabe
3. Den Tarif festlegen mit dem DSGVO-Prüfstand
Die Assistenz der Geschäftsführung soll bis Monatsende eine Freigabeliste vorlegen. Aus den Abteilungen kamen drei Wünsche: ChatGPT aus dem Vertrieb, Claude aus der Entwicklung, DeepL aus dem Export.
Für genau diese drei liefert der DSGVO-Prüfstand für KI- und Bürosoftware von frag.hugo die Vorlage. Alle drei Steckbriefe wurden am 19. Oktober 2026 geprüft, jeder mit einem Kurzurteil und einem ersten Schritt. Bei Claude lautet er, private Konten in Free, Pro oder Max für dienstliche Inhalte schriftlich zu untersagen. Bei DeepL heißt es, den kostenlosen Übersetzer per Richtlinie zu sperren. Beides lässt sich wörtlich übernehmen.
DeepL ist ein Unternehmen aus Köln, verarbeitet aber laut Steckbrief seit April 2026 nicht mehr ausschließlich in Europa, weil AWS als Unterauftragsverarbeiter dazugekommen ist. Wer DeepL bisher gerade wegen des Standorts zugelassen hatte, sollte diese Begründung neu prüfen.
| Dienst | Freigeben in | Sperren | Wo die Daten liegen |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | Business oder Enterprise | Free, Go, Plus, Pro | Europa nur für neue Arbeitsbereiche in Enterprise; Business ohne Wahl des Standorts |
| Claude | Team oder Enterprise | Free, Pro, Max | in Team und Enterprise in den USA; Europa nur über AWS Bedrock, Google Vertex AI oder Microsoft Foundry |
| DeepL | Pro Team, Business, Enterprise oder API Pro | kostenloser Übersetzer, Write Free, API Free | seit April 2026 auch AWS; reine EU-Verarbeitung nur nach Absprache |
Steckbriefe gibt es für sieben Programme. Copilot und Gemini gehören nicht dazu. Der Prüfstand liest außerdem nur, was die Anbieter öffentlich zusagen. Bei DeepL kam er selbst nicht überall hin, das Trust Center war für den Abruf gesperrt, und die Seite schreibt das offen dazu. Die nächste Prüfung ist für spätestens 17. Januar 2027 angekündigt.
4. Erst den Bestand sehen mit dem Schatten-KI-Check
Beim Durchsehen der Wünsche fällt auf, dass der Export DeepL längst nutzt, über eine Browser-Erweiterung und mit privaten Konten. Was läuft sonst noch, ohne dass es jemand freigegeben hat?
Der Selbsttest von frag.hugo beginnt mit einer Frage, die viele Geschäftsführer nicht beantworten können: ob Beschäftigte KI-Dienste mit dem Firmenkonto verbinden dürfen, ohne dass jemand zustimmt. Gemeint ist der Knopf „Mit Microsoft anmelden“. Der Dienst bekommt dabei Rechte auf Postfach, Dateien oder Kalender. Eine weitere Frage zielt auf Microsoft 365 Copilot. Er sieht so viel, wie das Konto der jeweiligen Person sehen darf, und zeigt damit Berechtigungen, die über Jahre gewachsen sind. Am Ende stehen ein Punktwert und drei Maßnahmen, zugeschnitten auf die Antworten.
Aus den acht Fragen des Schatten-KI-Checks nehmen wir vor allem einen Satz mit. Ein Freigabeprozess muss schneller sein als der Weg daran vorbei, sonst wird er umgangen. Wer auf eine Freigabe lange warten muss, nimmt das private Konto.
In den Erläuterungen steht auch die Einordnung zu Art. 4 vom Anfang dieses Beitrags. Seit dem Digital Omnibus vom 27. Juli 2026 stellt die Verordnung klar, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden muss. Wer nur ChatGPT nutzt, ist außerdem nicht von den Betreiberpflichten nach Art. 26 betroffen – die gelten allein für Hochrisiko-Systeme.
Der Test kennt nur Ihre Antworten und schaut in keinen Mandanten.
5. Den Knopf „Mit Microsoft anmelden“ prüfen lassen
Wer bei der ersten Frage des Schatten-KI-Checks „Weiß ich nicht“ angeklickt hat, kann es nachsehen lassen. Unter den zwölf Prüfungen im Härtungs-Check für den Microsoft-365-Mandanten von hagel IT steht die Selbstregistrierung von Anwendungen. Der Beispielbericht zeigt den Befund „Mängel – jeder darf“ und sagt, wo im Entra-Portal man das abstellt. Dann kann niemand die Liste mit einem Klick umgehen.
Eine Liste der Apps, die heute schon Zugriff haben, liefert das Skript nicht. Gestartet wird es im eigenen Mandanten, mit PowerShell 7 und einem Konto, das dort lesen darf.
Sollen KI-Funktionen in Windows oder im Browser vorerst aus bleiben, beschreibt hagel IT in einem eigenen Beitrag, wie sich KI in Windows 11, Edge und Chrome abschalten lässt.
6. Den Schulungsplan an die Fristen hängen
Die Personalabteilung plant die Schulungen für 2027 und fragt, bis wann die KI-Schulung erledigt sein muss. Erledigt sein müsste sie seit dem 2. Februar 2025, seitdem gilt Art. 4.
Der Fristenkalender mit den Terminen der KI-Verordnung führt für dieses Gesetz zehn Fristen, jede mit wörtlichem Beleg aus der Primärquelle. Daneben stehen die Termine, die noch kommen: Hochrisiko-Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027, Anhang I ab dem 2. August 2028. Das Abo für Outlook, Google oder Apple kostet nichts, Änderungen kommen zusätzlich als RSS-Feed. Damit lässt sich die Schulung nachholen und jede Auffrischung vor den nächsten Stichtag legen.
Als Nachweis nennt der Schatten-KI-Check in seiner besten Antwortstufe einen dokumentierten Nachweis je Person. Der Kalender selbst sagt nur, was ab wann gilt. Inhalt und Umfang der Schulung legt er nicht fest.
7. Entscheidungen zu KI-Anbietern in Europa nachschlagen
Im Verkaufsgespräch heißt es, der Dienst sei „in ganz Europa datenschutzrechtlich unbedenklich“. Ob sich Aufsichtsbehörden oder Gerichte in anderen Ländern schon mit dem Anbieter befasst haben, lässt sich im Entscheidungs-Wiki GDPRhub der Organisation noyb recherchieren, gesucht wird nach dem Namen des Anbieters. Eine Zusammenfassung im Wiki ersetzt nicht den Blick in die verlinkte Originalentscheidung.
Nach dem Start
8. Die Unterauftragnehmer im Blick behalten
Copilot ist freigegeben, damit gelten auch die Unterauftragsverarbeiter von Microsoft. Wer zusätzlich Google Workspace nutzt, hat eine zweite Liste im Haus, dort mit 100 Einträgen (Stand 21.10.2026).
Der Monitor für neue Unterauftragsverarbeiter bei Microsoft, Google und AWS gleicht solche Listen täglich ab, für 17 Anbieter. Bei Microsoft bemerkt er allerdings nur, dass sich die Liste bewegt hat, zuletzt am 9. Oktober 2026. Wer neu dabei ist, lesen Sie dann selbst bei Microsoft nach. Bei AWS dagegen liest er alle 83 Einträge einzeln aus. Ändert sich etwas, meldet er es per RSS-Feed oder auf Wunsch per Mail.
Die reinen KI-Anbieter fehlen. OpenAI, Anthropic und DeepL gehören nicht zu den 17, für sie hilft wieder der Prüfstand. Anthropic führt seine Liste öffentlich im Trust Center, kündigt neue Dienstleister an und lässt 15 Tage für den Widerspruch. Zuletzt kamen am 14. Oktober 2026 ein Dienst für die Websuche und einer für die Bot-Erkennung hinzu. DeepL nennt seine Unterauftragnehmer in Anlage 1 des AVV und kündigt Änderungen zwei Wochen vorher an, eine frei abrufbare Liste gibt es dort nicht. Bei 15 Tagen Frist braucht die Liste einen Namen, an den diese Ankündigungen gehen.
9. Nachsehen, wie die eigene Landesbehörde auf KI schaut
Vor dem Start von Copilot will der Betriebsrat wissen, ob sich die Aufsicht in Ihrem Bundesland schon zu KI geäußert hat. Im Vergleich der Schwerpunkte aller 18 Datenschutzbehörden ist KI in 11 der 18 Tätigkeitsberichte ein eigener Schwerpunkt, jeder mit Seitenzitat im Original. Ob Ihre Behörde dazugehört, sehen Sie auf einen Blick, und ihre Ausführungen zu KI lassen sich direkt nachlesen.
Die Berichte schauen zurück. Zwei stammen noch aus dem Berichtsjahr 2024, und welche Themen als Schwerpunkt zählen, ist eine redaktionelle Zuordnung des Werkzeugs.
10. Nachsehen, was eine fehlende Rechtsgrundlage anderswo gekostet hat
Im Vertriebsinnendienst hat jemand eine Kundenreklamation samt Namen und Bestellnummer in ein privates KI-Konto kopiert, um eine höfliche Antwort formulieren zu lassen. Die Geschäftsführung will wissen, ob so etwas anderswo schon Geld gekostet hat.
In der Bußgeld-Datenbank von frag.hugo, filterbar nach verletztem Artikel, ist „Rechtsgrundlage fehlt“ der häufigste Verstoß, mit 25 der 101 belegten Fälle. In diese Rubrik fallen auch Fälle, in denen Daten ohne Grundlage weitergegeben wurden. Für Deutschland liegt der mittlere Betrag dort bei 300.000 €, fast das Fünffache des Medians aller deutschen Bußgelder von 62.500 €.
Eine Kategorie für KI gibt es in den Filtern nicht. Einen vergleichbaren Fall finden Sie nur über den Artikel und die Branche.
Wo Sie in der ersten Woche ansetzen
- Noch hat niemand etwas freigegeben, aber alle nutzen irgendetwas
- Zuerst den Schatten-KI-Check ausfüllen und die Einstellung zur App-Registrierung in Microsoft 365 prüfen lassen. Danach die drei meistgenutzten Dienste mit dem Prüfstand auf die Liste übertragen.
- Copilot ist gekauft und soll an alle verteilt werden
- Vorher klären, wer was sehen darf, denn Copilot sieht genau das. Den Monitor für Microsoft abonnieren und im Behördenvergleich nachlesen, was die eigene Aufsicht zu KI schreibt.
- Ein Werkzeug soll Menschen bewerten oder ihre Stimmung erkennen
- Die Einstufung nach der KI-Verordnung zuerst durchlaufen. Fällt die Funktion unter die Verbote, abbestellen und schriftlich bestätigen lassen. Bleibt sie erlaubt, folgt die Folgenabschätzung mit der CNIL-Software – und der Betriebsrat wird vor dem Start gefragt.
- Ein Auftraggeber fragt nach Ihrer KI-Schulung
- Den Nachweis je Person nachholen und die Termine aus dem Fristenkalender in den Schulungsplan übernehmen. Weitere Selbsttests jenseits der KI stehen in der Übersicht aller frag.hugo-Werkzeuge nach Anlass.
